Elektronik Yönetim Bilgi Sistemi

1. Tarayıcıda, CityPlus uygulaması için açılır pencerelere izin verdiğinizden emin olun. Açılır pencere izni verilmediğinde uygulama çalışmaz.
Google Chrome tarayıcısında açılır pencere iznini kontrol etmek için, açık ise uygulamadan çıkarak tarayıcınızı kapatıp yeniden açın ve sağ üst köşede aşağıdaki resimde gösterilen ifadenin varlığını kontrol edin.



2. CityPlus WS Uygulaması'nı indirin.

3. İndirme işlemini tamamlamak için dosyanın kaydedileceği yeri seçin ve kaydedin. Masaüstüne kaydetmeniz önerilir.



4. İndirilen dosyayı açın. (Mozilla Firefox tarayıcısı dosya uzantısını txt olarak değiştirerek indirir. Mozilla Firefox tarayıcısında dosyayı çalıştırabilmek için dosya uzantısını REG olarak değiştirilmelidir.)



5. Güvenlik uyarı ekranında Run / Çalıştır seçin.



6. Kayıt defteri düzenleyicisi ekranlarında sırayla Yes/Evet seçeneklerini seçin.




7. Kayıt defteri düzenleyicisi işlemini onaylayın.



8. CityPlus WS Uygulamasını çalıştırın.



9. Java (TM) Web Start Launcher bağlantıları için tercihimi hatırla seçeneğini işaretleyerek "Java (TM) Web Start Launcher adlı uygulamayı aç" seçeneğini çalıştırın.



10. Java uyarı ekranındaki "Do not show this again for apps from the publisher and location above" / "Yukarıdaki yayıncı ve konumdan uygulamalar için bir daha gösterme" kutucuğunu işaretleyerek Run / Çalıştır seçin.



11. Talimatları doğru biçimde uygulamanız durumunda uygulamanın kurulumu tamamlanmış ve uygulama çalışmaya başlamış olmalıdır.
Uygulamanın çalıştığını, sağ alt köşedeki kırmızı renkli CityPlus simgesinden anlayabilirsiniz.

1. Safari tarayıcıda, CityPlus uygulaması için açılır pencerelere izin verdiğinizden emin olun. Açılır pencere izni verilmediğinde uygulama çalışmaz.


Google Chrome tarayıcısında açılır pencere iznini kontrol etmek için, açık ise uygulamadan çıkarak tarayıcınızı kapatıp yeniden açın ve sağ üst köşede aşağıdaki resimde gösterilen ifadenin varlığını kontrol edin.



2. CityPlus WS Uygulaması'nı indirin.


3. İndirilen uygulamayı kaydedin.



4. Uygulamayı çalıştırın.



5. Uygulama çalışırsa, e-İmza ekranına geçerek imza atabilirsiniz.
"Uygulama kimliği belirsiz bir geliştiriciden geldiği için açılamıyor" mesajı alıyorsanız 6. maddeden itibaren talimatları takip ederek ayarlarınızı güncelleyin.



6. Uygulamaya izin vermek için Ayarlar menüsüne gidin.



7. Ayarlar menüsünde Güvenlik ve Gizlilik bölümüne girin.



8. Açılan pencerede, "cityplus-wsapp.jnlp" kimliği belirli bir geliştiriciye ait olmadığı için açılması engellendi ifadesinin sağındaki Yine de Aç tuşunu seçin.



9. Uygulamanın açılmasını onaylayın.



10. Talimatları doğru biçimde uygulamanız durumunda uygulamanın kurulumu tamamlanmış ve uygulama çalışmaya başlamış olmalıdır.
Uygulamanın çalıştığını, sağ alt köşedeki kırmızı renkli CityPlus simgesinden anlayabilirsiniz.

1. Tarayıcıda, CityPlus uygulaması için açılır pencerelere izin verdiğinizden emin olun. Açılır pencere izni verilmediğinde uygulama çalışmaz.
Google Chrome tarayıcısında açılır pencere iznini kontrol etmek için, açık ise uygulamadan çıkarak tarayıcınızı kapatıp yeniden açın ve sağ üst köşede aşağıdaki resimde gösterilen ifadenin varlığını kontrol edin.



2. CityPlus WS Uygulaması'nı indirin.

3. Açılan ekranda save / kaydet tuşu ile dosya indirmeyi tamamlayın.



4. İndirilen dosyayı Açın.



5. Bu aşamada kullandığınız Pardus sürümüne bağlı olarak farklı ekranlarla karşılaşabilirsiniz.
Tüm sürümlerde göreceğiniz ekranların ortak noktası, yüklemeye çalışılan uygulamaya izin verilmesidir.
Aşağıdaki örnek görsellerde gösterildiği şekilde, uygulamanın çalışması gerekli izinleri vererek yüklemeyi tamamlayın.









6. Talimatları doğru biçimde uygulamanız durumunda uygulamanın kurulumu tamamlanmış ve uygulama çalışmaya başlamış olmalıdır.
Uygulamanın çalıştığını, sağ alt köşedeki kırmızı renkli CityPlus simgesinden anlayabilirsiniz.

CityPlus WS Uygulamasının çalışması için tarayıcı ayarlarında açılır pencerelere izin verilmiş olması gereklidir. Açılır pencerelerin devre dışı olması isteniyor ise, CityPlus erişim linkinin izinli siteler arasına ilave edilmiş olması gerekir. Bu izinlerin nasıl verileceği ile ilgili tarayıcılara göre bağlantı adresleri aşağıda örnek olarak verilmiştir.

Google Chrome
chrome://settings/content/popups URL'si ile açılan sayfada CityPlus erişim URL'sini izin verilen siteler bölümüne ekleyin.

Mozilla Firefox
about:preferences#privacy URL'si ile açılan sayfada, Açılır pencereleri engelle bölümünün yanındaki İstisnalar ekranını açarak CityPlus erişim URL'sini izin verilen siteler bölümüne ekleyin.

Microsoft Edge
Açılır pencere engeli devrede ise, CityPlus her çalıştırılmak istendiğinde ekrana izin vermenizi isteyen soru gelir. Always allow seçeneği ile her zaman çalışması için izin verin.

Internet Explorer
İnternet Ayarları (Internet Options) menüsüne girin. Gizlilik (Privacy) sekmesinde Açılır Pencere Engelleyici (Pop-Up Blocker) sağındaki Ayarlar (Settings) penceresini açın. İstisnalar (Exceptions) alanına CityPlus erişim URL'sini ekleyin.

CityPlus Evrak Yaşam Döngüsü
Yazılımda Gelen/giden evrak kayıtları ile ilgili prosedürler, işlemlerin kimler tarafından nasıl yapıldığı aşağıda açıklanmıştır.
Aşağıdaki resimde kırmızı renk ve sayılarla işaret edilen noktalar, işlemi gerçekleştiren personel veya büroyu temsil eder. Resmin altındaki tabloda adım adım açıklamaları bulabilirsiniz.
Resmi büyütmek için, resmin üzerine tıklayınız

(1) BAŞVURU (Giriş)	Başvurular Dilekçe (vatandaş başvurusu), Posta, e-Posta, e-Belediye Portalı, e-Devlet Kapısı, Çağrı Merkezi, Sosyal Medya, SMS vb. kanallarından alınabilir. Başvuru kanalının hangisi olduğuna bağlı olarak, kayıt işlem prosedürleri farklılık gösterir. Aşağıda hangi kanalların nasıl kayıt altına alındığı anlatılmıştır. Şahsen Başvuru ve Posta ile yapılan başvurularda gelen belge ve ekleri İletişim Merkezi tarafından taranır, evrak olarak kayıt altına alınır. Belgeler ayrı ayrı taranarak başvuru dokümanının üst yazı ve ek alanlarına eklenir. Sosyal Medya, Çağrı Merkezi, SMS, e-Posta kanallarından yapılan başvurular, İletişim Merkezi kontrolünde bu işlerden sorumlu personel tarafından kontrol edilerek evrak olarak kayıt altına alınır. e-Belediye Portalı ve eDevlet Kapısı (internet) üzerinden müdürlüklerin sunduğu tüm hizmetlere başvuru alınabilir. Bunun için Konu Bilgileri \ İlk Başvuru listesinden İnternet seçilmesi yeterlidir. Başvuru sahibi internet üzerinden süreci izleyebilir, kendisine hitaben yazılmış belgeleri görebilir. Başvuruda istenen belge adedinin çok sayıda olduğu hizmetlerin internete açılması önerilir. İnternetten elektronik imzalı başvuru yapılabilir. Başvuran, internetten başvuru yaptığı anda SMS ve e-Posta ile bilgilendirilerek süreci takip edeceği link kendisine iletilir. Başvuran, ekranda kurumun talep ettiği eklerin listesini görür, gerekenleri tarayarak başvuruya ekler. e-Belediye Portalından yapılan başvurular kontrol ve kabul işlemleri için İletişim Merkezine otomatik iletilir. Başvuruda istenen belge adedinin çok olduğu imar işleri başvurularının internetten (e-Belediye Portalından) alınması esastır. Diğer hizmet başvurularının internetten başvuruya açılması önerilir.
(2) İLETİŞİM MERKEZİ (Genel Evrak) BAŞVURU MERKEZİ	İletişim Merkezi portaldan gelen başvuru dokümanlarını inceler, üst yazı ve eklerini kontrol eder. Herhangi bir olumsuzluk görülmeyen dokümanları kayıt altına alarak resmi evrak niteliği kazandırır. Şahsen başvurularda İletişim Merkezi başvuru dokümanını oluşturur, ekleri tarayıp ekleyerek resmi evrak kaydını oluşturmuş olur. Dışarıdan gelen evrak kaydı sadece iletişim merkezinde yapılır, müdürlükler dışarıdan gelen evrak kaydı yapamaz.
(3) SEVK	Evrak İletişim Merkezi tarafından işlemi yapacak müdürlüğe/müdürlüklere sevk edilir. Portaldan yapılan başvuruda konu seçili gelir. Şahsen başvuruda konuyu İletişim Merkezi personeli seçer. Seçilen konuya göre evrakın gideceği müdürlük(ler) yazılım tarafından bilindiğinden sevk işlemi otomatik yapılabilir. Ortak konularda sevk edilecek müdürlük(ler) İletişim Merkezi personeli tarafından seçilir. İletişim Merkezi tarafından sevk edilen evrakın konu bilgisinde Otomatik Sevk veya Otomatik Sevk + Zimmet tanımı varsa yazılım 4, 5, 6 ve 7. adımları otomatik gerçekleştirerek evrakı doğrudan raportöre zimmetler. Bu özellik işi yapacak personelin belli olduğu, yönetici kontrolü/kararı gerektirmeyen rutin evrak işlemlerinde sevk kabul, havale, zimmet adımlarındaki zaman kaybını ortadan kaldırarak işlemleri hızlandırır.
(4) BİRİM KALEMİ	Müdürlük kalem personeli, İletişim Merkezi ve diğer müdürlüklerden gelen sevkleri kontrol eder, kabul veya reddeder. Reddedilen evrakın, ret gerekçesinin yazılması zorunludur. Sevk kabul süresi performansı etkiler.
(5) HAVALE	Müdürlük kalem personeli zimmet yapılması için evrakı bir yetkiliye havale eder. Kalem personeli evrakın konu, içerik, acelelik gibi bilgileri, görev ve sorumluluk tanımı, personel yapısı gibi kurumsal bilgilere istinaden Havale, Zimmet işlemlerini kendisi yürütebilir.
(6) Birim Yöneticisi (Müdür, Şef vb.)	Birim yöneticisi kendisine havale edilen evrakı inceler.
(7) ZİMMET	Evrak, birim yöneticisi, kalem personeli veya yazılım tarafından uygun raportöre zimmetlenir. Yazılım, konusunda Otomatik Sevk veya Otomatik Sevk + Zimmet seçili evrakın zimmetini, uygun personel içinde elinde en az zimmet olana yapar. Zimmet süresi performansı etkiler.
(8) Raportör (Zimmetçi)	Raportör, müdürlükte evrak ile ilgili işlemleri yapmakla görevli personeli ifade eder. Raportör kendisine zimmetlenen evrakı inceler, zimmeti kabul veya reddeder. Reddedilen evrakın, ret gerekçesinin yazılması zorunludur. Zimmet kabul süresi performansı etkiler.
(9) İŞ AKIŞI	Raportör, evrakın konusuna tanımlanan iş akış adımlarını yürüterek işin tamamlanmasından sorumludur. İş akış adımları tamamlanmayan evrak kapatılmaz. Gerçekleştirilmeyecek adımlar iptal edilir veya silinir. Gelen Evrak/İş Emri Arşive Aktarma: Raportör akış aktardığında üst yazı ve ekler otomatik arşivlenir.
(10) Giden e-Belge Üretimi	Raportör, iş akış adımlarını kullanarak elektronik imzalı belgeler üretir. Akış adımlarında üretilen belgenin ne amaçla üretildiği, nereye gideceği tanımlıdır. Yazılım, üretilen belgenin elektronik imzası tamamlandığı anda giden evrak kaydını otomatik yapar. Evrakın gidiş şekli dosyasına veya elden değilse, sevk işlemleri de yazılım tarafından otomatik yapılır. Evrakın sevk edileceği yerler, oluşturma aşamasında akış adımları yardımıyla belirlenmiştir. Aynı evrak kurum içi ve kurum dışına dağıtılabilir. Yazılım, evrakın sevk edilmesine engel bilgi girilmemişse, sevk işlemlerini otomatik yapar.
(11) DİJİTAL ARŞİV	Giden Evrak Arşive Aktarma: Elektronik imzası tamamlanan evrak ve ekler otomatik arşivlenir.
(12) SONUÇ (ÇIKIŞ)	Kurum dışına çıkacak evrak, İletişim Merkezi veya Başvuru Merkezi tarafından kontrol edilir. Giden evrakın elden veya posta ile çıkış işlemleri İletişim Merkezi veya Başvuru Merkezi eliyle yapılır. İletişim Merkezi veya Başvuru Merkezi elden teslim edeceği/postaya vereceği evraka onay mührü basar. İşlemleri biten, teslim edilen, gönderilen evrak kapatılır. Başvuru Merkezi Uygulaması hakkında detaylı bilgilere Başvuru Merkezi sayfasından ulaşabilirsiniz.

Seri oluştururken dikkate alınacak en temel üç kriter;

• Belirli bir işle/konuyla ilgili dosya ve belgelerin gruplanması ve/veya
• Saklama süresi ve tasfiye işlemi aynı dosya ve belgelerin gruplanması ve/veya
• Belge adedinin çok olması nedeniyle yukarıdaki iki maddenin eksik kalması nedeniyle belirli kriterlere göre (yıl/ay, konu/alt konu, kanun no, kayıt/fiş no vb.) ayrıştırma ihtiyacıdır.

Seri ve Dosya tanımlarının hangi kriterlere göre yapılabileceği, dosyaların nasıl gruplanacağı hakkında detaylı bilgilere Seri - Dosya Bilgileri sayfasında Hiyerarşi Tanımları bölümünü inceleyerek ulaşabilirsiniz.

Oluşturduğunuz (sahibi olduğunuz) dokümanı silebilmeniz için, Doküman Durum bilgisinin silme işlemine uygun olması (Oluşturma veya İşlemde) gerekir. Ayrıca oluşturduğunuz dokümanı silmeden önce dokümanın alt pencerelerinde (Üst Yazı, Ekler, Paraf, İlgi, Dağıtım, İletişim, İlişki) bilgi bulunmamalıdır. Oluşturduğunuz dokümanın bilgi bulunan alt pencerelerindeki kayıtları sildiğinizde doküman kaydını silebilirsiniz.

Bir dokümanın evrak kaydının yapılabilmesi için tip bilgisinin Yazışma olması gerekir. Tipi Doküman olan kaydı evrak kaydına aktaramazsınız.
Amacınız, herhangi bir yere sevk edilmeyecek sadece dosyasına girmesini istediğiniz doküman kaydı hazırlama ise, Zimmet Bilgileri \ Zimmette ekranından Yeni İş Emri fonksiyonunu kullanabilirsiniz.

Evrak kayıtlarının renklerine göre anlamı aşağıda gösterilmiştir.

YEŞİL	Gelen Evrak
MOR	Giden Evrak
SİYAH	İş Emri

Gelen Evrak Bilgileri \ Doküman sekmesi, müdürlüğünüze başka birimlerden veya kurum dışından gelen dokümanları (belge ve ekleri) gördüğünüz alandır. Başka birimlerden gelen dokümanlar, gönderen birimin resmi evrakları olduğundan üzerindeki bilgiler değiştirilemez. Başka birimden gelmiş evrakın işlem yapılmasına engel teşkil eden bir durum varsa gönderen birime bilgi verilerek yeni bir evrakla düzeltilmesi talep edilir.
Kurumunuzda Genel Evrak Kayıt görevini yürüten birimden gelen dokümanlar ise biriminiz için ön kayıt işlemleri yapılmış taslak dokümanlardır. Genel Evrak Kayıttan gelen dokümanlar, biriminizdeki zimmetlerden biri kabul edilinceye kadar bilgileri düzenleyebilirsiniz. Bu doküman biriminizde birden fazla kez zimmetlenmiş olabilir. Bu zimmetlerden herhangi biri kabul edildiğinde doküman ve ekleri arşive aktarıldığından, doküman üzerinde değişiklik yapılmasına izin verilmez.

Gelen Evrak Bilgileri \ Doküman sekmesindeki dokümanın nereden geldiğini görmek için Gelen Evrak Bilgileri \ Evrak sekmesinde Geldiği Sevk Bilgileri alanını kontrol ediniz.

Zimmet kabul, iş akışı, doküman üretimi hakkında detaylı bilgi için Zimmet Bilgileri sayfasını inceleyebilirsiniz.

Zimmet kapatma işlem detayları için Zimmet Bilgileri sayfasını inceleyebilirsiniz.

Adrese erişim yetki hatası, kişinin belediye sınırları dışında ikamet ettiğini, bu kişinin adresini görme yetkiniz olmadığını ifade eder. Bir kişinin adresini sorgulayabilmeniz için, ikamet kaydı sınırlarınız içinde olmalıdır.

Gerçek kişi, tüzel kişi ve kamu kurum kayıtları ayrı ayrı havuzlarda tutulmaktadır. Bu kayıtların tümü KİŞİLİK havuzu olarak adlandırılır. İşlem yapmak istediğiniz ekranda kişilik kaydını (Gerçek, Tüzel, Kurum, Personel, Sicil, Pazarcı) sorguladığınız halde bulamadıysanız yeni kayıt ekleyebiliriniz.

Gerçek kişi eklemek için Kişi Bilgileri
Tüzel kişi eklemek için İşyeri/Kurum Bilgileri
Kamu kurumu eklemek için Kamu Kurumu Bilgileri

Personel bilgilerine eklemek istediğiniz kişi, kişi bilgilerine kaydedilmiş olmalıdır. Kişiyi T.C.Kimlik numarasından aradığınız halde bulamadıysanız, önce kişi kaydı eklemelisiniz.Bkz.Kişi Bilgileri

Zimmet işlemi Şef veya Müdür tarafından gerçekleştirilecekse

Evrak Sekmesi altında, Zimmeti yapacak olan kişinin bilgisi yetkili alanına seçilmelidir.

Zimmet işlemi Kalem personeli tarafından gerçekleştirilecekse;

Evrak\Zimmet sekmesi altında, zimmetin yapılacağı personel ve zimmet türünün İlgili ve Türü alanlarına seçilerek zimmet yapılmalıdır.

Zimmet İşleminde aşağıdaki bilgilere dikkat edilmelidir.

Bilgi veya Cevap Sevk türünde gelmiş evraklar birim içerisinde Gereği olarak yeni bir işi başlatacaksa; Zimmet Türü Gereği olarak ilgilisine zimmetlenmelidir.

Gereği türünde zimmetlenmiş evraklara, Raportör tarafından iş akışı yapılabilir.

Bilgi türünde zimmetlenmiş evraklara, Raportör tarafından iş akışı yapılamaz.

Cevap türünde zimmetlenmiş evraklara, Raportör tarafından iş akışı yapılamaz.

Çoklu Zimmet Yapılması.

Zimmet sekmesindeki tuşu üzerindeyken Zimmet Toplu Ekleme tıklanarak Personel Listesi açılır.

Gönderilmek istenen personel isimlerinin soldaki Seç kutucuğu doldurulur. tuşu tıklanarak zimmet yapılır.
Çoklu zimmetler genelde Bilgi amaçlı gönderildiğinden, bu işlemde sistem Zimmet türünü otomatik Bilgi olarak yapar. Farklı bir tür kullanılacaksa Tür alanında gerekli değişiklik yapılmalıdır.

Doküman ve evrak ekranlarında dosya satırı üzerinden açılan dosya seçim penceresinde doküman ve eklerinin arşivlenmesini istediğiniz dosyaları seçebilirsiniz.

Dosya seçim penceresinde ile dosyalar seçilir. tuşu ile yapılan seçimler kaldırılabilir. Bu işlemler Sürükle - Bırak yöntemi ile de yapabilirsiniz.

Dosya seçimi sonrası tamam tuşu ile seçiminizi kaydetmelisiniz.

Seçtiğiniz dosyalar virgülle ayrılmış şekilde yan yana gösterilir.

Süreçli işlem kullanıcıya daha az işlem yaptırmayı amaçlayarak, Yeni İş Emri ile hızlı doküman oluşturma aracıdır. Parametrik bir fonksiyondur. Kuruma özel çalışıp, kurumdan kuruma değişkenlik gösterebilir.

Ön sorgu ekranında üzerinde bulunduğu kaydın konu, alt konu, dosya, yer, adres, ilgili bilgileri formda doldurulmuş ise sistem tarafından otomatik doldurulur. Değiştirilebilir.

Akış başlat parametresi varsayılan olarak işaretlenerek gelir. Bu parametre ‘İşlem’ tuşuna tıklandıktan sonra Zimmet Bilgileri ekranını açmadan yeni iş emri oluşturup akış başlatmayı sağlayarak iş akışından üretilen belgeyi imzaya gönderir.

Akış başlat parametresinin işaretlenmemiş durumunda İş başlatılır ise, Evrak \ Zimmet Bilgileri \ Zimmette Sekmesinde Durumu ‘İşlem Yapılmayı Bekliyor’ olarak dokümanın bu ekranda elle oluşturulup iş başlatılması gerekir.

Seçilen konunun Evrak \ Konu Bilgileri \ Alt Konu sekmesinde parametre ayarı yapılmış ise doküman imzalandıktan sonra zimmeti otomatik olarak kapatır. Zimmeti otomatik kapatan parametre ayarı yapılmamış ise kullanıcı zimmeti manuel olarak kapatmalıdır.

1. Toplu Zimmet Devir ve daha önce toplu devredilen zimmetlerin geri alınmasında sadece açık zimmetler (Zimmeti Bekleyen, Zimmette, Beklemede) devredilir, tamamlanmış zimmetler devredilmez.


2. Devir Edecek ve Devir Alacak listesinde aşağıdaki kurallara uygun personel gösterilir. Aşağıdaki listede yazılı tanımlama işlemlerini sistem yöneticisi (Kurum YBS Sorumlusu) yapar.
   
   Devir Edecek Listesi
   • Personel listesi gösterilir, hiçbir kontrol yapılmaz.
   
   Devir Alacak Listesi
   • Personelin izinli olmaması
   • Pasif olmaması (Personel Bilgileri \ Genel \ Pasif alanının boş olması)


3. Devir alacak personelin birim kaydının devredilen zimmetin birimine uygun olması gerekir. Fonksiyon sadece birimi uygun zimmetleri devreder.

Arşiv \ Seri Dosya Bilgileri sayfası Dosya Listesi ekranı sağ tarafında kapalı olarak duran açılır panel ile Not ve Üstveri penceresi içerisinde Not Sekmesi altında tuşu ile ilgili alanlar doldurularak not girişi yapılır.



Dosya notu ilgili detaylı bilgi için Seri - Dosya Bilgileri sayfasını inceleyebilirsiniz.

İlgili belgeyi seçerek tuşu ile belge açılır. Açılan ekranda tuşuna tıklanarak belge yazdırılır.